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行业动态

西安交通大学:校园一卡通简化高校财务管理
发布时间:2016-11-01作者:xjzxadmin
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校园一卡通系统是集身份认证、校务管理、校园消费、金融服务为一体的新型数字化校园应用。校园一卡通在全国高校的推广应用已有多年,刚开始校园一卡通的功能很局限,基本上仅完成食堂就餐。随着高校各类管理信息系统的完善、校园一卡通系统的升级和互联网应用的普及,校园一卡通的功能和潜在应用越来越多,从而对高校财务管理模式产生了越来越多的影响。如何充分利用好校园一卡通,提高财务管理水平成为一个重要议题。


  校园一卡通在考勤和财务缴费方面发挥了重要作用


  校园一卡通在建设初期,以提供电子支付、资金结算、金融服务为主要目的。但是随着校园一卡通服务学校的管理和服务,在以下几个层面的功能得到了加强和提升。


  校园卡考勤和签到功能:高校等同于一个封闭的社区,在这个社区中,考勤和签到是利用越来越多的一项功能。以西交大为例,进出大门的身份识别,进出宿舍的身份验证,各类大型活动的考勤,各类校务活动包括培训、技术会议、各部门院系举办的活动,都有一卡通考勤的存在。我校有1个大门、2个图书馆、8个本科生宿舍楼群都安装了通道机系统;学校8个大门和校内各部门各项考勤签到,累计有60多台学校合作研发的手持考勤机;有30多个宿舍大门实现了门禁系统,有10多个学院的办公大楼,也有和校园卡密切结合的考勤系统。除此之外,学校在2015年在80个智能教室安装了上百个上课刷卡考勤终端,系统随时和教务排课系统密切关联,极大地支撑了教学精细化管理工作,提升了教学管理水平,预计在2016年暑假,也会新增近80多间教室的考勤机。


  财务服务功能:我校上线了在线圈存系统以后,所有学生的学杂费、医保费、住宿费、校园网费用的缴纳,学生都能通过自己的上网终端或者手机实现划转缴费。除此之外,电信、联通的虚拟ADSL费用等各类社会服务费用也能通过在线圈存系统缴纳。对于学生的补助,津贴等,也能通过校园卡实现快速发放,自助领取。这些缴费都有以下几个特点:


  1.用户面广:缴纳费用的用户几乎涵盖所有的学生;


  2.缴费类型杂:只要在财务系统里面做好计费设置,各类缴费都能实现;


  3.需要对接的系统多:需要财务系统、校园网相关计费和控制系统、电信系统,医保系统都需要实现实时的对接。


  4.技术要求高:缴费系统本身要求有更好的便利性,同时也有较高的安全性设计。因此,基于校园卡的在线缴费,越来越受到财务管理人员的欢迎。


  校园一卡通与高校财务管理模式的结合


  校园一卡通系统的实施,可打破原来全封闭的高校财务核算系统,使师生各类缴费、消费等经济活动直接通过网络系统与学校财务核算系统对接,省去了中间环节,给师生带来了极大的方便,提高了工作效率和资金使用效益。更重要的是通过网络进行资金结算的方式,减少甚至取消了现金结算环节,这有利于从根本上杜绝“小金库”,完善学校内控机制。


  校园一卡通的实施对高校财务管理模式将产生多方面的深刻影响,对规范高校经济活动、提高资金的使用效益和推进数字化校园建设具有重要意义。主要有以下几个方面的结合。


  收费管理方面


  校园卡通过其与收费系统和消费系统的对接,使学校的现金流明显减少,校内的各类收费和消费均实现了统一管理。如学宿费收缴及餐饮、洗浴等各类消费均通过一卡通平台结算,定期转入相应账户。这种收费管理模式的变化,起到了财务管理的内部控制作用,可规避乱收费和“小金库”的产生,使各类收费数据更客观真实地反映学校各类收费活动。


  会计核算方面


  1.现金充值核算


  使用校园一卡通,师生的各种消费和缴费,不再需要到财务部门办理现金结算手续,而可由校园卡卡务中心每日根据全校师生的一卡通现金充值收支情况,填写校园一卡通现金交款单,然后到财务部门办理存款手续。财务部门可使用现金充值明细和汇总信息为依据,核对当日出纳交易记录,进行相应的账务处理,借方为一卡通现金,贷方为一卡通专户资金。


  2.银行圈存核算


  银行圈存是一卡通系统中实现的银行卡与校园卡之间的转账功能。财务部门每日要核对银行圈存收入回单金额与校园一卡通系统金额是否一致。一卡通系统还可生成圈存对账日志日报,自动完成银行扣款转账金额与一卡通存款流水的核对工作。


  3.商户结算核算


  以前校内各商户是通过与相关管理部门例如饮食中心等进行收款结算。有了一卡通系统,这些商户就可根据一卡通系统的结算清单,直接与学校财务部门进行结算。财务部门在一卡通系统中按结算金额填制商户结算报表,根据结算金额的大小,完成相关财务审批手续,然后进行账务处理,完成由一卡通专户资金向各商户的转账支付工作。在资金的支付方式上,独立核算商户可采用转账支票,借记一卡通专户资金,贷记一卡通银行存款;校内职能部门的服务性收费,则实行内部转账,借记一卡通专户资金,贷记服务性收费应缴财政专户款,同时调整一卡通银行存款户和基本户银行存款,借记基本户银行存款,贷记一卡通银行存款户。


  财务信息管理方面


  校园卡系统是数字化校园的重要组成部分,通过与校园其他管理信息系统的互通功能,可实现全校财务信息集中管理模式。在这种模式下,所有职能部门都可以通过一卡通平台,将所有财务信息以统一格式交换至财务部门,从而使学校财务管理信息系统实时反映各项财务信息,实现财务信息管理模式资源共享、集中化、高效化。同时,也为全新师生提供了一个综合的统一的信息查询平台。可查询的信息有部门的经费预算及预算执行情况;单位和个人的科研项目经费的进款、落款、使用进度情况;学生的缴费、欠费情况等。


  资金运作方面


  学生预存、商户结算时间差等为校园卡账户提供一定量的沉淀资金,这为高校财务管理中的资金运作提供了必要条件。财务部门可以利用这些沉淀资金,加速流动资金周转速度,提高资金使用效率,降低资金使用成本,为学校获取更多的发展资金。


  内部控制方面


  校园卡系统具有的电子支付和资金结算功能,减少了分散的现金结算,可有效规避乱收费和“小金库”现象的产生,为促进高校财务内控模式的改进和完善提供了技术条件。


  利用校园一卡通提升高校财务管理的建议


  学校的财务管理涉及全校日常活动的各个环节,与广大师生的切身利益息息相关,校园卡的广泛使用,对学校财务管理模式产生了深刻影响,也给学校的财务管理工作带来新的挑战,需要财务部门认真分析这些影响,并改进现行的财务管理实践,以实现财务管理目标并提高财务服务的水平。笔者结合自己的实务工作经验体会,总结出以下几点建议,供高校财务部门参考。


  校园一卡通的管理模式


  笔者根据实施了学校层面校园一卡通的高校交流了解,分析了各类管理模式的特点。


  IT部门管理:校园卡系统越来越复杂,我们认为这种管理模式能够使得一卡通的技术设计和技术应用推广得到极大的提升,但是主要负责人员的职业背景是技术层面,在财务层面,主要依靠学校的财务管理办法和政策的约束,从业人员多数具有一定程度的财务背景欠缺,会有一定的资金风险问题。


  财务或后勤部门管理:这种管理模式加强了校园卡应用和财务结算层面的推广,但是由于财务部门自身的定位,在一卡通与校务管理的结合方面,先天不足。校园卡管理部门的技术力量主要依靠厂家的技术人员实施,缺乏了技术层面的管理,存在着技术沟通严重不足,服务响应慢,质量难以保障等问题。


  IT部门做主要技术支持,财务部门负责卡务和结算:我校是这种管理模式,这种模式极大地发挥了两个部门各自的优势,在校园卡的建设、运行和管理上,主要依靠学校网络中心来承担。但在日常卡务、结算和资金管理方面,有财务处设立专门的科室来管理。IT部门承担了技术支持和管理工作,同时与学校整体信息化结合极为紧密,使得一卡通的内涵得到了极大的提升。这种模式需要两个部门分工明确,亲密合作,相互配合,主动担当。我校从近十年的管理中,越来越受益于这种管理模式,校园一卡通在学校各个层面的作用也发挥到了极大。


  改进财务信息传递方式


  实施一卡通系统以前,财务信息主要通过纸质或磁盘形式传递。财务人员需要将财务信息录入到相关的工资系统或学费收费系统中,可能产生错误,且存在大量重复劳动。财务部门应在学校统一协调下,力推学校其他的管理信息系统和一卡通系统之间的互联互通,实现电子化的数据交换。这样既能提高办公效率又能节省会计原始数据的采集成本。另外,实行一卡通后,原有的上机卡、图书卡、充电卡等,只需一次充值就可在多个子系统中消费,这在一定程度上减少了重复设岗,节约了劳动成本。图1是我校开发的在线圈存系统,师生员工可通过个人电脑、手机进行网上校园卡圈存充值,充值缴费更便捷。


  加强收费管理,规范收费秩序


  目前,一些高校在预算外资金的管理上不同程度地存在着收款不上交、私自挪用、私设小金库等现象。财务部门可以借助校园卡加强收费管理、规范收费秩序。财务部门可以修改财务制度规定在校园卡应用以后,校内所有单位部门,均不得使用现金支付,所有涉及到收费的子系统都连入校园一卡通平台,所有收费均要通过校园卡管理中心结算账户直接转入学校相应的账户。这样不仅可规范校内收费管理,同时还缓解恶意拖欠学宿费问题。一卡通具有网络信息功能,针对恶意不交学宿费的学生,控制好该卡每学年投入使用的第一关,不交学费就无法进行学籍注册、成绩登录以及其他活动。这样,可提高学生缴费的主动性,确保学校能够及时足额收回资金,可减轻高校经费不足的压力。累计收学费几亿元,月均圈存300余万元。


  突破时间空间的局限,改善财务服务的质量


  校园一卡通系统应用强大的网络技术进行财务管理活动,极大地拓宽财务管理的时间、空间范围,这为财务部门改善财务服务质量提供了技术支持。财务部门应该充分利用校园卡这个技术手段,为广大师生提供快捷优质的财务服务。在校园一卡通平台上,每个教职工和学生都有自己专属的校园卡,所有的现金发放都可以通过校园一卡通平台,直接将钱款从学校账户划拨到相关人员的校园卡上,省去了现金发放的繁琐。而且利用校园一卡通平台强大的数据存储和查询功能,每一笔发放都记录在专门的存储服务器上,方便日后的查账。欠费学生可以在任何时间到校园内的自助缴费终端上交费,还可以在任何一个可以连上校园一卡通系统的地方查询学费信息。这样一来不仅提高了财务工作效率,也可改善财务服务质量。2015年校园一卡通系统各月学费缴纳和部分缴费项目占比情况分别如图2、3所示。

             

 


  校园一卡通在高校财务管理方面的主要功能有身份认证、电子支付、资金结算、费用发放、金融服务等。校园一卡通对高校财务管理在收费管理模式、会计核算模式、财务信息管理模式、资金运作模式和内部控制模式等方面都会产生积极和持久的影响。为了充分利用好校园一卡通,财务部门应该重点在改进财务信息传统方式、加强收费管理和改善财务服务质量等方面积极推动落实各项财务政策。


  (作者单位为西安交通大学)

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